Пъзел
Организационно управление, Човешки ресурси

Как да изградим тим според Белбин и етапите на Тъкман

Каква е разликата между екипа и групата?

Групата се състои от двама или повече човека събрани под обща тема, но не взаимодействат по между си за постигане на обща цел а работят индивидуално като това определя разликата между тима и групата.

Тимът помага за бързото постигане на целите чрез съвместно сътрудничество което допринася за изграждането на динамика и ефективност чрез доверие, сигурност и уважение като всеки един член помага с различните си умения за развитието на задачата. Организацията ще има способността да бъде гъвкава при вземането на решения за възникнали проблеми по време работа.
Ако до сега не сте чували за „Мередит Белбин“, той е английски изследовател и теоретик в сферата на управлението, заедно с неговите колеги наблюдават поведението на членовете в организацията. Според „Белбин“, събирането на няколко човека за съвместна работа не е достатъчно за изграждането на екип. Неговите заключения определят девет важни роли които характеризират различни персонажи. Всяка една от тези роли е важна за балансирането на различните поведения в екипа като се разделят на три групи: размисъл, действие и отношение.

Размисъл

Растението (Plant or Designer)
Хората от този тип имат голямо въображение, творчески идеи и подходи за бързото решаване на проблемите но не разполагат с дълбоко прозрение за изпълнението на идеите. Тези хора са стеснителни и предпочитат да работят самостоятелно което опровергава липсата на комуникационни умения също така в много случаи са склони да игнорират дадени ограничения и изисквания.
Специалист (Expert)
Това са хора богати на знания които се стремят да развиват уменията си което им помага да вземат правилни решения чрез праволинейност и експертиза. Всеки екип се нуждае от персонаж който да има способността да ръководи членовете. Хората трябва да бъдат внимателно подбрани понеже съществуването на повече от две доминиращи фигури може да създаде разногласия в екипа.
Наблюдател (Monitor)
Тази роля характеризира хора с безпристрастен анализ и широк мироглед върху работа на екипа. Тяхното наблюдение може да неутрализира възникването на проблеми чрез предоставят на обективна оценка. Чрез тази роля, екипът ще може да разгледа различни въпроси и гледните точки за намаляване на риска от непредвидени ситуации като вземе благоприятни решения.

Отношение

Изследовател на ресурси (Research resources)
Тази роля характеризира инициативност, желание и амбиция за постигане на целите. Хора от този тип имат много контакти които им позволява да използват при изпълнение на задачите като това помага на отбора за създават нови възможности. Тяхната позитивност помага да се зареди отбора с ентусиазъм.
Координатор (Coordinator)
Роля на координатора се фокусира в изграждането на колективна ефективност чрез съвместна работа и дисциплина това помага на отбора да бъде целенасочени в постигането на крайната цел. Техните умения допринасят за правилното разпределение на задачите така че целите да бъдат изпълнени в дадените срокове.
Тим работник (Team worker)
Присъствието на тази роля в отбора има за цел да балансира отношенията между служителите без да търси недостатъци за изпълнението на идеите като в същото време подкрепя хората които се чувстват пренебрегнати и изолирани.

Действия

Шейпър (Shaper)
Тази роля е силно ориентирана към постиженията и преодоляването на пречки което помага за насърчаването на работата в екипа за постигането на целите. Тяхната цел е да превърнат идеите в реалност като могат да работят в динамична среда и под напрежение.
Изпълнител (Implementer)
Този тип има организационни умения като тяхната цел е да изследват начините по които се изпълняват задачите за разработване на по-добър подход и намаляване на риска от неуспех. Това ще помогне на отбора да постигне техническите цели чрез откриване на грешки за по-добро организиране на операциите.
Апретурист (Finisher)
Този член е постоянно притеснен за ефективността от задачата като това го кара често да проверява всички детайли преди изпълнението на плана. Това ще позволи на екипа да се застрахова за ефективността на процеса това допринася за изграждането на доверие и сигурност между членовете тъй като, ако е допусната грешка тя ще бъде поправена.

Екипът не може да бъде изграден за една нощ, поради различията на членовете е нужно време за опознаване. Ако работодателите искат да изградят стабилен тим те трябва да са подготвени с четирите основни етапа на преминаване. В своята теория „Тъкман“ описва тези етапи през които преминава екипът :
Формиране
Началният етап на опознаване, когато хората все още не се познават тогава целта на работодателите е да създадат норми (правилата) които да ръководят бъдещата работа на екипа. Това е времето когато работодателите трябва да поставят изискванията към всеки член и правилната координация на отговорностите за да се избегне неразбирателството на по-късен етап.
Сторминг
В този етап различията между членовете оказва влияние на работа като създават много конфликти. Работата ще се подобри като се изгради стабилна структура и начин на работа за създаване на доверие и добри взаимоотношения. Нужно е компанията да осигурява подкрепа на всеки един член така че никой да не се чувстват изолиран това засилва самоувереност и желанието за персонално развитие. От съществено значение е конфликтите да се разрешават бързо за да може членове да имат ясни взаимоотношения. Всеки член трябва да е наясно с етапите през които преминава тима за да се разбере че това е нормален стадии който ще подобри взаимоотношенията за в бъдеще.
Норминг
Хората започват да разбират техният принос за организацията като поемат отговорността и амбицията за успеха на целите на отбора. Опасността при този етап е че служителите се фокусират върху избягването на конфликти като споделят противоречиви идеи от техният мироглед което не добре за разработването на процеса за постигането на целите.
Преобразуване
Това е етапът в който членовете на екипа разчитат един на друг за постигането на целите, служителите са мотивирани да работят заедно чрез вече създадено доверие. Членовете на екипа са компетентни и независими да взимат сами решения за развитието на задачите но никога няма да излишно наблюдение от страна на надзорника.

Алтернативен начин за постигане на задачите и целите на отбора
1. Всеки член на екипа трябва да имат възможността да изразява становището си това ще помогне за създаване на креативни идеи и решения.
2. Изграждане на система за комуникация (писмена, устна) между членовете на екипа, така че всеки ще е наясно с развитието на задачата и постигнатите резултати. Комуникацията по време на работа изгражда стабилни взаимоотношения и подобрява вземането на бързо решение ако възникне проблем.
3. Предоставяне на информация за развитието на задачите в края на деня това помага да се определят целите за следващият ден като предварителната нагласа ще мотивира членовете да постигнат по-високи резултати.
4. Взаимно разглеждане на целите и процесите за развитие на плана с цел подобряване на решенията
5. Организиране на ранните срещи за разпределяне на отговорностите съобразени с различните качества и умения така всеки ще е на правилното място с правилните умения.
6. Изграждане на строги правила които помогнат за дисциплината на отбора.
7.Взаимните интереси изграждат взаимоотношения и доверие.

Лидерите трябва да са запознати с възможностите, качествата и интересите на членовете в екипа защото това им помага да контролират посоката на работата.

Advertisements
Image courtesy of David Castillo Dominici at FreeDigitalPhotos.net
Организационна култура, Организационно управление

Изграждане на стабилна организационна култура

Image courtesy of Toa55 at FreeDigitalPhotos.net
(Фестивала на фенерите в Тайланд)
Всъщност какво е култура?
Културата е в основата на всяка нация като формира различни разбирания, интереси, начини на поведение, вярвания, религии и обичай. И все пак не може никой да не е чувал коя е родината на ориза, пастата, макароните, сушито, фламенгото, карпачото, текилата и други; именно това популяризиране характеризира силната култура. Така например в Тайланд, всяка година се палят хиляди фенери за късмет по различни поводи като местните вярвали че фенерите са символ на техните проблеми и с пускането на фенера в небето те ги прогонвали…
Начинът по които сме отгледани и вярванията които сме наследили формират нашите убеждения, поведения и нагласи за заобикалящата ни действителност. Културата в организацията определя поведението, отношението и взаимоотношенията между членовете като това характеризира стандарти, норми, вярвания, убеждения, мото, лого, визия, мисия и целите на компанията. Внедряването на всички тези стандарти помога на фирмата да създаде благоприятни условия на работа:
Осигуряване на креативна работна среда за развитието на нови идеи
Удовлетвореност от работата чрез споделяне на общите ценности
Замесване на екипа в целите на компанията
Сплотяване на колектива чрез съвместна работа
Подобряване на уменията чрез опознаване индивидуалните цели на екипа
Динамична работна среда

Това не е лесно за постигане особено ако работодателите на малки и средни предприятия трябва да се справят с толкова много ангажименти всеки ден. Промяната изисква идентифициране на трите области където културата се проявява най-силно:
1 Начина на поведение и взаимоотношенията между членовете
2 Вярванията и убежденията
3 Формираните ценностиКултурата може да промени облика на компания чрез внедряване на тези три основни политики които са движещата сила на организацията. Мотото на Джон Луйс е „Никога съзнателното подценени“ като компанията поставя служителите в сърцето на организацията за постигане на индивидуалните и кооперативни цели, като служителите са съдружниците на компанията и общота цел е постигане на качество във всичко което правят.

Как да подобрим взаимоотношенията в организацията?

Важно е да попитаме: „какво са взаимоотношения?“, “ как се изграждат?“ и „каква е причината за тяхната проява или липса?“. Това включва всички писани и неписани правила за начин на поведение и взаимоотношение, и за това понякога намираме трудност да определим: какво се случва с компанията и къде е изворът на проблема тъй като не можем да се видят междуличностните взаимоотношения. Най-честите причини за възникването на тези проблеми се дължат на неразбирателство между членовете от разминаване на интересите, възгледите и нагласите. Подобряването на работната среда ще помогне за изграждане на удовлетвореност от работата чрез доверие, лоялност, инициатива, самоусъвършенстване и отговорност.Тази промяна не може да бъде осъществена, без да бъдат замесени служителите в дейностите на компанията чрез споделяне на целите, взаимното анализиране и решаване на проблемите като това ще засили съвместната работа и приобщи служителите да работят заедно което от своя страна ще помогне за се постигат ефективни резултати. Всяка една компания трябва добре да познава нуждите на своите служители това ще изгради лоялност, доверие, удовлетворение от работата и желания за индивидуално развитие, като работодателите ще могат да насърчават и окуражават служителите, които искат да се развиват в организацията.

Изграждане на тим изисква инвестиране на време, емоционална интелигентност и правилно избиране на членовете. Създаването на тим може да бъде трудно за работодателите поради индивидуалните различия но веднъж изграден той ще се осигури динамиката от която се нуждае компанията което ще стабилизира работната среда и увеличи продуктивността. Лоялността на служителите към фирмата ще помогне за неутрализиране на външните фактори.
Създаването на допълнителни самостоятелни дейности помагат за сплотяването на колектива като на пример боулинг, парк игри, парашутизъм, кънки, театър или комедийно шоу. Всяка една дейност изгражда междуличностнни взаимоотношения от общият интерес и в същото време компанията поставя служителите на равно ниво което стопява леда между членовете.

Как технологиите могат да повлияят на служителите
Всеки ден от нашият живот навлизат все повече нови технологии които да улеснят работната среда но новата промяна изисква време за приобщаването на служителите. Но колкото и да се улеснява работата, новите промените винаги се възприемат негативно от служителите, но ако погледнем от друга страна старите технологии могат да създават проблеми и излишно напрежение с което да се забави работният процес. За да се избегне това, служителите трябва да са наясно с промените и тяхното предназначение. Това ще подобри взаимоотношенията и предотврати отхвърлянето което може да създаде недоверие, несигурност, неразбирателство и неблагоприятни последствия за компанията.

Подобряване на общуването в организацията
Независимо вида на общуване най-важното е „как е представена информацията“ и „как е възприета“. Много често съществуват проблеми от неправилното интерпретиране и следователно неразбирането което създава конфликти в организацията. Членовете в екипа трябва да имат добри комуникационни умения. Представете си само компания в която има служители от различни националности и хората не могат да общуват правилно поради липсата на езикови умения. Какво ще се получи?
Подобряването на общуването между членовете може да става по много начини в зависимост от вида съобщение ако има наличие на неразбирателство би било добре да се разгледат различните гледни точки за изясняване на ситуацията.

Как да променим убежденията и вярванията си?

Научно изследвано е че положителните нагласи въздействат върху поведението на служителите.
В началото на моята кариера започнах в компания със силно изразена култура с много стандарти, вярвания и убеждения които изграждаха тази успешна организация. Но стартирането ми не беше от най-лесните неща за което съм благодарна че имах прекрасни колеги които ме подкрепяха в този труден момент. Промяната на моите нагласи и убеждения промени начина ми на работа. Това което ме насърчаваше да успея беше удоволствието и любовта от работа в този момент аз намерих ключа на успеха и колкото и да е трудно в началото, винаги идват дни в които вашите усилия се превръщат в успехи. Вярванията и убежденията на човек се променят от заобикалящата го действителност. Вярванията и убежденията ще се подобрят тогава когато служителите са наясно с целите и изискванията на компанията и тяхната роля в организацията.

Как ценностите на компанията влияят за избора на служителите?

Индивидуално всеки притежава свой възприятия и самосъзнание, какво е добро или лошо, което формира неговите желания и действия за постигането на цели спрямо неговите изисквания.
Същност всяка една организация има изисквания спрямо нейните ценностите които влияят за избора на служител така например индивидуални качества който един служител трябва да притежава са инициативност, отдаденост на работата, трудолюбивост, честност, доверие, дисциплина, подкрепа, работа в екип, гъвкавост, квалификационни умения които да формират и обединяват екипа.
За това е важно една организация да подберете служител който да отговаря на ценностите на компанията ако тези ценности не съответстват с организационните тогава даденият индивид няма да подхожда на средата и това може да създаде проблем в компанията с другите членове.
Анализирането на тези ценности и нужди ще помогне на компанията да мотивира членовете на екипа ако разгледаме теорията на Маслоу за човешките нужди може да си отговорим на въпроса какви ценности трябва да притежава една компания така че да задоволи нуждите на служители. Всички тези ценности включват практики и процедури които компанията предлага за да осигури желаната среда на работа.
Всяка една организация има своя култура независимо дали тя е внедрена по естествен начин или несъзнателно, тъй като това е духът на компанията „начинът по които се правят нещата“ като помага за ефикасното изпълнение на стратегическите и операционни цели.

Маркетинг, Организационно управление, Финанси

Как да започнем бизнес план?

http://www.freedigitalphotos.net/images/Business_people_g201-Woman_Drawing_Business_Tags_p138627.html
Успешният план
Започването на бизнес план не е лесна задача особено ако не знаем какво ние необходимо за тази цел. Изграждането на бизнес план отнема доста време за това е необходимо да имаме ясни и определени цели, точно какъв да е бизнесът който да създадем за де не губим време в търсене на излишна информация. Тези съвети ще ви помогнат да започнете вашият бизнес план и да подобрите информацията която ще ви е необходима за правителствено финансиране ако нямате достатъчно средства.

Анализиране на вашите възможности и силни страни
Като млад предприемач това е първата крачка която да предприемете за да  си отговорите на въпросите които могат да възникнат за бъдещето развитие на вашата компанията. Ако нямате достатъчно умения за това което искате да постигнете, трябва да се замислите как ще ги придобиете или по точно какво ви е необходимо за ръководенето на компанията. Другият вариант е да си намерите точно подбрани хора с подходящите умения които да помогнат за развитието на бизнес целите. Но липсата на умения не трябва да ви спира тъй като това може да се прояви под формата на комплекс че няма да се справите с работата, а напротив, трябва да ви мотивира да се развивате и научавате нови неща. Много фирми процедират и ръководят по различен начин. И тук искам да вмъкна един много мотивираш цитат на Алберт Айнщайн „Въображението е по-важно от знанието!“, всяко едно ваше желание може да се стане реалност в зависимост от това колко силно го желаете и колко сте готови да платите.

Проучване на изискванията в избраният сектор
Заинтересованите страни това са всички страни (групи или организации) с които вашата компания взаимодейства като те са вътрешни (служители, собственици, акционери и управители) и външни (доставчици, общество,правителство, кредиторите) на първо място трябва да сте наясно с всички правителствени изисквания в даденият отрасъл. С влизането на България в европейският съюз се променят стандартите, норми и изисквания за работа с които компаниите трябва да се съобразяват тъй като това може да окаже влияние на организацията или обратното организацията може да повлияе на заинтересованите страни чрез непредвидените си действия. Компанията може да бъде затворена в зависимост от степента на последствията.

Определяне на целите на компанията
Преди определянето на целите трябва да се открие мисията и визията на дружеството или по точно какво искате света да научи за вас и вашата организация (специфични характеристиките които идентифицират културата и структурата). Всеки бизнес план трябва да включва целите които са важен показател и движеща сила на вашата организация. В плана трябва да са представени начините за постигането на целите и времето на тяхното изпълнение.

Проучването на пазара и конкуренцията
Този процес помага за намирането на пазарна ниша според желанията и предпочитанията на клиентите като ключов фактор за постигане на конкурентоспособност . Чрез използването на много аналитични техники и статистически данни може да се определи целевата група, размера на пазара, влиянието на конкуренцията и възможният риска за пускането на продукт. Този процес играе важна роля за бъдещите решения на организацията, ценообразуването и маркетинговите стратегии. В бизнес плана е нужно да се покаже пазара на който фирмата оперира, промени които могат да настъпят в търсенето на продукта, целевата група, пазарният сегмента, позиция на конкуренцията и какво ще накара клиентите да предпочетат вашият продукт.

Маркетингова стратегия
В зависимост от целевата група се определят начините по които компанията ще задоволи нуждите на клиентите като тези стратегии трябва да бъдат описани в бизнес плана: цена (разходи,приходи, разлики и намаления), промоции (как да привлечете клиентите), мястото където клиента ще срещне продукта и неговата привлекателност (порт-фолио, модел, бранд и опаковка). Това са основните елементи на маркетинговият микс които трябва да бъдат описани както и определянето на бюджета за кампанията.

Производствен процес
Представянето на производственият процес има за цел да оцени ресурсите на компанията като оборудване, място, служители, доставчици и достатъчни ли са за постигането на целите като това помага на оценката за възможностите и капацитета на вашата организация. В тази част е необходимо да се анализират начина по които компанията ще процедира за да отговори на правителствените изисквания за контрол на качеството (машини,доставчици, материали и обслужването на клиентите), безопасността на работа и грижата за околната среда, разпределение на ресурсите, спазване на човешките права и защита на данните.

Финансов анализ
Предоставяне на финансови прогнози за две години като първата година и половина трябва да дадете колкото си може повече детайли за приходите и разходите (определени и неопределени). Това включва план на продажбите и начините за постигането на финансовите цели чрез предоставя на различни видове отчети трябва да се докаже че фирмата ще има достатъчно работен капитал за да може оцелее през първите няколко месеци. За да бъде вашият план по-оригинален ще е необходимо да направите прогноза (след колко време вашите разходи ще се възстановят).

Начини на управление
Изграждането на стабилен екип предоставя нови възможности на организацията като например привличане на инвеститори и източници на финансиране. В този раздел компанията трябва да е наясно с характеристиките на служителите, структурата и обмена на информацията както и със структурата на организацията. Като движеща сила на компанията, служителите трябва да притежават необходимите умения и да са наясно с основите отговорности, принципи и задължения във фирмата. Изграждането на благоприятна работна среда ще привлече повече инвеститори което ще генерира повече приходи.

Като бъдещ предприемач с изграден план може да кандидатствате за финансова помощ която ви покрива обучението и практиката в успешна чуждестранна компания или пък да бъдете домакин на нов предприемач които може да предложи нови идеи за развитието на фирмата.

Ще съм истински щастлива ако съм ви помогнала!